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健康・美容・賢脳

健康・美容・賢脳に関連したポータルとして、知識や情報、トピックスを提供していきます。

仕事や勉強に役立つ『見える化』のコツとは

見える化によって仕事の効率を上げよう

最近、「見える化」ということがよく言われます。
都知事に就任された小池都知事も、議会の「透明化」という言葉を言っておられます。
つまり、誰にでもわかるように明らかにすることが、透明化・見える化になります。

ビジネスにおいても大切な見える化

私たちは、ビジネス、つまり仕事をするときに、その仕事にかかわってくる人がいます。自分一人ででき、しかも完結するといったような仕事は数少ないでしょう。
仕事をしている時は一人でも、それを売り込むときとか、材料を調達するときとか、なんらかの人と関わりを持つのが普通です。
ましてや、大きな仕事をやろうというときは、複数の人数が動き、その中で仕事が進行していきます。
会社というような組織で動いているとすれば、これは必然的なものでしょう。

そういった場合に、見える化をするということは非常に大切なことです。

見える化とはいったい何?

それでは、見える化とはいったい何なのでしょうか?
見える化とは、いろいろな仕事をするにあたって、その仕事の中身であったり、その仕事を考える手順であったりを可視化したり、明示したりすることです。
可視化や明示することで、お互いの仕事の流れが見え、全体像がわかり、よりよく仕事をする上で協力しあえるというもので、コミュニケーションを成り立たせる方法とも言えます。
会社で良く作られている『業務マニュアル』なんていうのも見える化の一つと言えるでしょう。


見える化すると何で良いのか?

それでは、なぜ見える化をすると良いのでしょうか?

ルーチン業務について、誰がやっても一定レベル以上にできるようにする

見える化が特に有効なのがルーチン業務です。
誰がやっても一定レベル以上の仕事ができるようになると、仕事の底上げを図ることができます。
とはいえ、ただマニュアルを作ればよいというものではありません。
世の中にはいろいろな人がいます。たとえば、マニュアルで同じ文章が会っても、人によって理解度などが違い、また各人イメージすることも違うかもしれません。
このようなことを避けるために、マニュアルは、中学生レベルでもわかるような簡潔な文章で書き、読みやすくするためにイラストや絵も使い、業務を行うにあたるマニュアルであれば、理解を助けるチャートや図表、業務を実際に行うにあたりチャックリストなども用意すると、経験の浅い人でも、理解力に乏しい人でも、理解することができます。

新人がきても、担当者が変わっても、まずはマニュアルを読んでもらい、どうしても理解できないところやわからないところを質問してもらえれば、仕事の効率も測れますし、また、質問が多かった事項や、マニュアルで勘違いが起こったところは、随時修正しバージョンアップをしていけば良いのです。


見える化することにより上位の思考に到達することができる

見える化することの一番のメリットは、ルーチン業務を誰がやっても一定レベル以上にということですが、それ以外にも見える化することにより、思わぬ副産物が現れるのです。その一つが、見える化することによって考えがまとまり、より上位の思考に到達することができるという点です。

例えば、マニュアルを作ると、あるいはそこに自分がその仕事をするときに注意してきた点や工夫してきた点を考えたとき、そこにはいろいろな作業が加わります。
自分が考えていることを箇条書きして、また文章にして、それをまとめた図表をつくり、どうやったらわかるのか、理解してもらえるのかを考え、そうすることで、自分が考えていたことの全体像が見えるようになったり、仕事の全体の構成を再認識することができたり、事例をわかりやすく伝えることができるようになったりして、知識や思考が深まっていきます。

そして、さらにはそれを自分だけではなく、見える化したマニュアルを読む人とも共有し、その考えや思考をより深めていくこともできるのです。

見える化することにより、計画が立てやすくなる

例えば、目標が明らかになり公表されたとします。たとえば、この四半期の売上をいくらいくらにするとか、いついつまでにこれこれの仕事をするとか、明らかになることも透明化、見える化とも言えるのですが、これだけでは、誰がどのような手段で何をしたら良いのか、一つのベクトルとしてまとまりません。

手順として、実際にどのような作業が必要なのか、作業の順番はどうなのか、作業のアウトプットはどうするか、各作業を行うタイミングはどうするか、実際に行う実行者はどうするのか、こういったことまで掘り下げて見える化しないと、せっかく目標をあげても絵に描いた餅になってしまいます。

そして、この手順書、全体像を見える化することにより、個々では気づかなかった問題点や注意すべきことが浮き彫りになってくるのです。

見える化するにあたって大切なこととは

見える化することが、仕事の効率をあげ、自分自信の考えや思考を深め、他の人とのコミュニケーションをスムーズにするということはわかると思いますが、見える化するにあたって、大切なことが一つあります。
それは、誰にでも理解できるようにということであり、そのために、見える化するマニュアルなども、絵を入れたり、図表解説を入れるなどして、わかりやすくすることが大切です。
文字だけの分厚いマニュアルを誰が読むでしょうか?
仕事で必要ならば、それでも読みますが、理解力が低い人は消化不良になってしまうかもしれません。
できるだけシンプルにということが大切なのです。