仕事や問題の優先順位を考える

仕事を多くかかえている人が、よくパンク状態になっているのを見ることがあります。
原因にはいろいろあると思います。

忙しいという真面目な人は、仕事をかかえすぎかも

そもそもその人の能力がないという場合もあるかもしれませんし、真面目な人間ほど、この仕事は自分が責任をもって最後までやらないとと全てを背負い込んでしまったりします。
他人とシェアできる仕事もすべて囲い込んでしまっているので、時間的余裕がなくなってしまいます。
どんなに優秀な人でも、一人の人間ができる仕事量などたかが知れています。
例えば、本当にその人だけにしかできない仕事がたくさんあって、仕事が溜まってしまっているというのであれば、人員配置や仕事の体勢事態を考えなければならないでしょう。

どの問題から手をつけるのか

さて、同僚や上司とシェアできる仕事は分担できたとしても、忙しいという場合があります。
次に考えなければいけないのが、それじゃどの問題から手をつけるかということです。
ここで、それぞれの個人の性格が出ることになります。

とにかく目の前にやってきた仕事・問題にすぐとびかかる人、自分がやりやすい問題や好きな仕事からとりかかっていく人。
しかし、これらは必ずしも最善の選択であるとは限りません。

重大性

もちろん、優先順位は重大な問題からやりますと言うと、「馬鹿言え、問題は全て重大だ」なんて応える上司がいます。
管理能力がないということ丸出しのような漢字ですが、もちろんいろいろある仕事や問題は多種多様で、一度に全てを解決しようとしてもできません。
どんなに優秀な人でも、１日は24時間であり、その中で仕事に使える時間は限られています。
また、その仕事にかけられる費用も限りがあるでしょう。
全てが重大な問題だという気持ちはわかりますが、優先順位をつけることはすごく大切なことです。

難易度

よく簡単な問題はすぐに片付くし、解決しても大した成果にもならないから難しい問題を優先して取り組むという人がいます。
問題の質にもよりますが、簡単な問題をいくつかこなしていく中で、難しい問題を解決するヒントになる場合もあるので、短時間で片付くのであれば、簡単な問題からどんどん片づけていってしまうというのもひとつの方法です。

緊急度

緊急性というのは、仕事の優先度を考えるのに重要な要素です。
重大性ももちろんですが、緊急性という視点も忘れないことが大切です。

拡大性

これは、今はさしあたって大きな問題にはなっていないが、近い将来大きな問題になる可能性が非常に高く、早めに処理をしておくべき問題で、こうした視点も仕事の優先順位を考えるときの重要な視点になります。